Secrétaire de Direction
Fonction
La Direction de la Clinique de la Basilique recherche :
- un(e) secrétaire de Direction
Mission
La(le) secrétaire de direction a comme objectif général d’effectuer les travaux de secrétariat et d’assurer un rôle de relais afin d’apporter un soutien administratif maximal aux membres de la direction
Activités
- Se charger du secrétariat du directeur
- Préparer des dossiers et les synthétiser
- Apporter un soutien logistique pour certains événements et pour les activités liées à la mission de soins de l’Institution
- Assurer toute l’aide administrative nécessaire à l’accomplissement de la mission de la direction médicale et la direction infirmière de la Clinique
Tâches principales
- Gestion des mails,
- Permanence téléphonique,
- Gestion des plaintes et transfert au médecin chef de site + suivi
- Personne de contact au point de vue administratif vis-à-vis de la direction générale, de la présidence, du comité médical,
- Gestion des dossiers des médecins et paramédicaux : modification de consultation, avenant aux contrats, congés, …
- Mise à jour des différents documents (tableaux de bord, fichiers, etc)
- Création et plastification des panneaux d’information,
- Tri et distribution du courrier : 1 fois par jour,
- Aide logistique aux assemblées générales des médecins,
- Symposium (advisory board),
- Classement,
- Dactylographie de courriers divers et notes de service, PV
- Réponse aux courriers de candidatures,
- Une fois par mois : réunion de Comité Nursing (prises de notes, rédaction du PV),
- Aide administrative diverse : envoi de mail, création d’affiche,…
- etc
-
Accueil des nouveaux médecins, dentistes et paramédicaux :
- Etablissement du dossier d’engagement :
- remise des documents et explications ;
- rédaction des contrats, suivi de ceux-ci;
- rédaction et diffusion des notes de service ;
- création du badge et des horaires ;
- mise à jour du portail et des différentes database ;
- établissement de la convention de mise à disposition
Profil
Qualifications requises
- Diplôme bachelier en secrétariat de direction ou expérience de secrétaire de direction dans le monde hospitalier
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte et tableur)
- Bonne connaissance du néerlandais
- Parfaite maîtrise de la langue française (orthographe et syntaxe parfaites)
- Disponibilité immédiate
Attitudes comportementales (savoir-être)
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l’organisation et des responsabilités
- Capacité d’écoute et d’empathie
- Aptitude à communiquer
- Diplomatie et courtoisie
- Discrétion (respect du secret professionnel)
- Gestion du stress et des priorités
- Autonomie et précision
- Conscience professionnelle et grande rigueur
- Orientation résolution de problèmes
Offre
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- Une assurance groupe (pension)
- Prime de fin d’année
- 24 jours de congés par an et des jours de congé d’ancienneté
- Outre les congés légaux, droit l'année suivante de l’engagement à des congés conventionnels (max. 4) et un jour de congé d'ancienneté
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